Hoe is het gesteld met jouw telefonische bereikbaarheid?

Hallo? Hallo?

Ik belde een bedrijf. Het duurde lang voordat er werd opgenomen en er werd iets onverstaanbaars gemurmeld. Ik drukte mijn telefoon steviger tegen mijn oor. Wenkbrauwen opgetrokken tot aan mijn haargrens. Adem ingehouden. Alsof ik het dan beter kon verstaan. Maar nee. Geen chocola van te maken. Wat ik wel hoorde, was een radio. Volumeknop op standje gehoorbeschadiging. Ik begon me af te vragen of ik me in het telefoonnummer had vergist. Maar ineens…..

“Hallo?” klonk het vertwijfeld door de telefoon. “Bent u er nog?”. Ja, ik was er nog. Ik schraapte mijn keel en vroeg:

“Spreek ik met bedrijf X?”

“Ja”.

Serieus? Alleen maar ‘ja’? Ik bedwong de impuls meteen op te hangen. Er zijn tenslotte meer bedrijven met hetzelfde aanbod die ik kan bellen. Tussen dit bedrijf en mij kwam het niet meer goed.

Waarom het niet meer goed kwam?

Ik voelde me niet welkom als klant. Het was niet te verstaan wat er werd gezegd bij het opnemen. Had ik me vergist in het telefoonnummer? Stoorde ik als beller?

De radio stond veel te hard.

Bij navraag of ik sprak met bedrijf X, kon er net een ‘ja’ af.

Telefoonetiquette

Het beantwoorden van een inkomende oproep zie (hoor?) ik zo vaak fout gaan. En vraag me dan af of het bedrijf zich realiseert dat met de wijze waarop de beller te woord wordt gestaan, een visitekaartje wordt afgegeven.

Ik heb in een ver verleden best nuttige dingen geleerd. Zoals dat je de telefoon opneemt met ‘goedemorgen/goedemiddag, <bedrijfsnaam> u spreekt met <voornaam> (en nou komt het) <achternaam>. Ja. Achternaam! Als er alleen een voornaam wordt genoemd, ga ik me onwillekeurig afvragen ‘<voornaam> wie?”.

Tegenwoordig kun je veelal chatten met een bedrijf als je een vraag hebt. Snel en efficiënt en veelal ook op zondag bereikbaar. Maar er komt gewoon een ander probleem voor in de plaats: de belabberde zinnen die worden geproduceerd, bol van de taal- en spelfouten. Ik zou zo iemand meteen naar Nederlandse les sturen. “Ik vraag het even voor u na aan me baas”. “Hebt u u stekker wel goed ingeplugt?” “Nee, u moet nt op rieset klikken”.

O jongens.

Een beller dringt altijd voor

Ja, echt. Een beller dringt altijd voor. Je hebt vast weleens meegemaakt dat je in een winkel was en het gesprek bruusk werd onderbroken omdat de telefoon ging? Whoops, paniek, “ik moet even opnemen” en weg zijn ze, zomaar midden in je zin. Tsss….. Het kan dus wel snel. Maar daar sta je dan. En in plaats van dat de beller in de wacht wordt gezet, wordt het gesprek gelijk afgehandeld.

Pompidompidom…….ik wacht wel even. Geen probleem. Niks anders te doen vandaag.

De oplossing

De oplossing is simpel maar doeltreffend: neem de telefoon bij voorkeur binnen 20 seconden op. Dat is voordat deze voor de vierde keer overgaat. Hoe dat te timen valt met al die hysterische ringtones op mobieltjes, daar ben ik nog niet achter. Spreek russsstigggg en duidelijk. Groet de beller, noem je bedrijfsnaam, je voornaam, je achternaam en je hebt een forse voorsprong op vele andere bedrijven.

En wil je nou even verlost zijn van de vele telefoontjes op een dag, overweeg dan eens een Virtual Assistant in te schakelen. Je leest meer over mijn diensten op mijn website, waar je een gratis en vrijblijvend gesprek kunt inplannen voor een virtueel kopje koffie zodat we in alle rust kunnen bespreken waar je ondersteuning bij kunt gebruiken.